A partire dal 1° gennaio del 2019 subentra l’obbligo di fatturazione elettronica: ma in che cosa consiste precisamente una fattura elettronica? Si tratta di un file al cui interno sono riportate tutte le informazioni che prescrive la normativa, con tag e nodi in formato xml.
Questo file è destinato a prendere il posto della fattura cartacea, e di conseguenza avrà valore legale. Risulta evidente, dunque, l’importanza di servirsi di un software fatturazione elettronica b2b e aziende per rispettare tutti gli adempimenti previsti dalla legge.
Che cos’è la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica corrisponde a un sistema di emissione delle fatture che si basa sul formato elettronico, il quale viene sfruttato anche per la loro trasmissione e per la loro conservazione. Il formato utilizzato per la creazione e l’archiviazione dei documenti è l’XML: con l’aiuto di un software fatturazione si può essere certi di agire in conformità a quanto prescritto dalle norme in vigore.
La fatturazione elettronica prevede il coinvolgimento del Sistema di Interscambio nazionale, oltre che del fornitore e del destinatario della fattura. Allo stato attuale l’obbligo riguarda unicamente i fornitori della pubblica amministrazione, mentre in tutti gli altri casi sono ancora ammesse le fatture in formato cartaceo.
Come funziona
La pubblica amministrazione che è tenuta a rispettare il vincolo di fatturazione elettronica comunica a questo scopo un codice univoco, che il fornitore deve indicare sulla fattura, la quale deve riportare anche la firma digitale del soggetto che la emette. L’invio al Sistema di Interscambio consente di trasmettere la fattura: essa viene controllata e, a quel punto, trasmessa al destinatario. Come detto, a partire dal prossimo anno l’obbligo sarà esteso e non riguarderà più solo la pubblica amministrazione, ma anche gli scambi tra privati.
Come si crea una fattura elettronica
Per compilare una fattura elettronica si può utilizzare un software fatturazione: si tratta di un programma integrato con la contabilità destinato a semplificare e a rendere più veloce tutta la procedura. La gestione può riguardare sia la fatturazione elettronica che tutti gli altri documenti, oltre all’operatività del ciclo attivo. Le funzionalità che possono essere previste da un programma di questo tipo sono decisamente numerose: l’archivio dei clienti e dei prodotti, per esempio, ma anche la disponibilità di un assistente guidato per le varie sezioni, la gestione dei listini e la generazione massiva dei documenti.
Non solo: si può usufruire anche della contabilizzazione, della comunicazione per le fatture attive e passive con il Sistema di Interscambio e del workflow di generazione dei documenti del ciclo attivo, a partire dal preventivo per arrivare alla nota di credito, passando per l’ordine e la fattura.
Le caratteristiche di un software
Un software per la fatturazione elettronica può mettere a disposizione anche le notifiche relative agli esiti delle fatture inviate alla casella mail, così da garantire agli utenti un aggiornamento completo e costante in relazione agli scarti delle fatture. L’importazione dei file XML che vengono generati dai gestionali è seguita dalla trasmissione istantanea al Sistema di Interscambio; inoltre, tutte le fatture elettroniche che vengono emesse e le ricevute relative sono conservate per il tempo richiesto dalla normativa, così da poter tornare utili in caso di controlli. Per di più, ogni aspetto può essere monitorato grazie alle reportistiche di riepilogo.
L’introduzione della fatturazione elettronica è l’esito dell’applicazione delle linee guida previste dalla UE che intendono incentivare i Paesi europei alla gestione del ciclo degli acquisti in formato elettronico. Gli standard tecnici su cui si basa la fattura elettronica vengono stabiliti dalla Società di Information and Communication Technology che fa capo al ministero dell’Economia e delle Finanze. Inoltre, la legge specifica quali sono le modalità da seguire per la trasmissione di tali fatture, sempre con il Sistema di Interscambio.